Remote, aber miteinander verbunden

Obwohl wir ein digitales Unternehmen sind, war und ist unsere gemeinsame Arbeit sehr darauf ausgerichtet, physisch zusammen zu arbeiten. Wir haben uns bewusst für ein zentrales Großraumbüro mit vielen Plätzen zum Sitzen und Reden entschieden. Hier wurden viele Möglichkeiten geschaffen um ein optimales Arbeitsumfeld für all unsere Mitarbeitenden anzubieten. Unsere Dachterrassen, eine Theke in der Küche mit Barhockern, mehrere Sofaecken, ein langer gemeinsamer Esstisch, Schreibtische in 4er-Gruppen, und eine Sitzecke sorgen dafür, dass das Arbeiten hier so angenehm und individuell wie möglich stattfinden kann.

Vor der Corona Pandemie und der damit verbundenen Home Office Pflicht in Deutschland hatte Gini nur ein Teammitglied, das durchgehend virtuell zugeschaltet war. Von einen auf den anderen Tag wurdem wir zu einem vollständig remote arbeitenden Unternehmen. Alle Meetings fanden remote statt. Wir hatten keinen gemeinsamen Raum und somit auch keine gemeinsame Zeit mehr um Whiteboards herum, oder vielschichtige Gespräche mit wandernden Post-it-Notizen an leeren Wänden.

Da wir stolz darauf sind, agil zu sein – und nicht nur agil zu arbeiten – entwickelten wir schnell neue Ansätze und testeten aktuelle Tools, die remote work vereinfachen sollten, um sie auf neue Art und Weise zu nutzen. Wichtig war uns dabei vor allem Tools zu nutzen, die dabei helfen, produktiv zu bleiben. Was sich nicht geändert hat und nach wie vor ein Kernbestandteil unserer Organisationskultur ist, ist der Fokus auf die Menschen.

Unsere organisatorische Mission ist eng mit unserem Unternehmensziel verbunden: Menschen mehr Zeit für Dinge einzuräumen, die sie als sinnvoll empfinden. Das bedeutet, dass wir immer nach Wegen suchen, wie wir unsere Zusammenarbeit effektiver gestalten können.

Die Stimmung, die Motivation, die Energie und die emotionale Gesundheit im Auge zu behalten war zu Beginn der Quarantäne eine wichtige Triebfeder dafür, worauf wir unsere Bemühungen im Organisationsteam konzentrierten. Was sich herauskristallisiert hat und sich seitdem ständig weiterentwickelt sind einige Werkzeuge und Praktiken, die uns geholfen haben, uns gegenseitig zu unterstützen, obwohl wir räumlich voneinander entfernt waren.

Vielleicht inspirieren sie Dich dazu, deine eigenen Möglichkeiten neu zu überdenken.

Ich bin ein Fan von Modern Agile, deshalb habe ich unsere „remote-but-connected“-Praktiken in eines der vier entsprechenden Prinzipien gruppiert.

Make People Awesome

Rituale zum Start und Abschluss der Woche

Kurz nachdem wir mit dem Rest Europas in Quarantäne gegangen sind, zeigten uns unsere wöchentlichen „remote-but-connected“-Umfragen, dass einige Teammitglieder tatsächlich einen Mangel an Informationen verspürten und sich sehr isoliert fühlten. In der Vergangenheit haben wir montagmorgens Check-Ins für alle, die daran teilnehmen wollten, eingestellt. Da durch die Präsenz im Office immer weniger Bedarf bestand, hat sich das Team darauf geeinigt, Check-Ins grunsätzlich einzustellen und nur nach Bedarf abzuhalten. Die Situation, dass alle teammitglieder remote arbeiteten schien ein guter Grund zu sein, um die Check-Ins wieder einzuführen.

So haben wir jede Woche einen garantierten Moment, um regelmäßigen Kontakt miteinander zu haben. Hier kann sowohl ein Impuls für die kommende Woche als auch ein Abschluss am Ende der Woche gesetzt werden.

Grundstruktur: 20-minütige Besprechungseinladung im Kalender mit einem Zoom-Link für 9:30 Uhr montags/4:30 Uhr freitags.

Check-ins: Eröffnet mit Musik (über Spotify), wechselnde Themen zu einem Thema (Sprichwörter, Videos, Interviews) und ein kurzes „Gini-Shuffle“ (über Zoom-Räume und eine mit dem Thema verbundene Frage), Dinge, auf die man sich freuen kann, und abschließend ein Ein-Wort-Barometer.

Check-outs: Siege der Woche (als offenes Mikrofon für jeden, der etwas mitteilen möchte), Ein-Wort-Barometer (sag uns, wie Du dich gerade fühlst, wähle die nächste Person, schalte deine Kamera aus und schalte dich stumm). Abschließend kommt jeder mit Kamera und Mikrofon zurück in den Raum, um sich zu verabschieden.

Ritual für den Beginn von Meetings

Besonders als sich remote Meetings gehäuft haben konnten wir feststellen, dass viele Teilnehmer zu Beginn einer konferenz unaufmerksam und eher unkonzentriert waren. Um unsere Angestellten dabei zu unterstützen im meeting anzukommen, schaffen wir eine angenehme und positive Stimmung und starten das Meeting im Gemeinschaftsraum mit Musik. Wir haben festgestellt, dass wir somit einerseits die Aufmerksamkeit auf das Meeting lenken können und gleichzeitig für eine entspannte Atmosphäre und einen lockeren Einstieg sorgen. Auch Verspätungen bei Meetings kommen deutlich seltener vor,  teilweise erscheinen Mitarbeiter sogar einige Minuten früher in den Terminen.

Das hat uns zu weiteren Musikideen inspiriert – so haben wir jetzt eine „Jukebox“ in Slack, die mit einer Playlist in Spotify verbunden ist. Ginis können Songs anfordern und so ihren Soundtrack für die Arbeit wählen.

Gini Spotlight

Bei all dem Stress und den schlechten Nachrichten außerhalb der Arbeit in der Quarantänezeit ist uns aufgefallen, dass es einige Leute gab, die aufgestanden sind und sich durch ihr Engagement hervorgetan haben. Wir wollten verstehen, woher ihre Energie und ihr Enthusiasmus kommen, und „die Liebe“ und Positivität weitergeben.

Wir haben zu diesem Zweck Interviews eingeführt. Unsere Interviews sind einfach gestaltet. Sie bestehen aus drei Fragen in einem Dokument, in dem ihre Antworten aufgezeichnet werden. Dieses wird mit jedem Interviewpartner geteilt, damit die Geschichten überarbeitet und verfeinert werden können. Zusätzlich hat jede Person die Möglichkeit, das Dokument nur in schriftlicher Form aufzubewahren oder es bei einem zukünftigen Check-In-Treffen offen zu teilen.

Die Vorteile, die wir festgestellt haben:

• • wirft ein Licht auf das, was positiv ist
  • erinnert die Leute daran, warum sie auf diese Weise arbeiten
  • inspiriert andere
  • gibt den Teammitgliedern Energie für den Start in die Woche
  • hebt unsere Vielfalt hervor
  • schafft einen Moment der Reflexion für die Befragten und die Zuhörer

Sicherheit zur Vorbedingung machen

Wir haben ziemlich schnell erkannt, dass es für die Menschen leicht ist, unsichtbar zu werden oder sich isoliert zu fühlen, wenn wir völlig dezentral arbeiten. Deshalb war es uns wichtig, sicherzustellen, dass jeder eine Stimme und einen regelmäßigen Moment erhält, um gesehen und gehört zu werden.

Wöchentliche Remote-Umfrage

Wir führten sofort eine wöchentliche Umfrage mit Google Surveys ein, die eine Mischung aus Bewertungs- und Kommentarfragen enthielt. Die erste Frage ist immer die gleiche: „Wie fühlst Du dich während remote work?“, gefolgt von „Was kann die Organisation tun, um diesen Wert zu erhöhen?“. Die zweite und dritte Frage entwickeln sich je nach Problemen oder Themen, die im Laufe der Woche auftauchen. Die Umfrage endet am Montagmorgen und die Ergebnisse wurden im Check-in mitgeteilt.

Diese Umfrage ähnelt einem eNPS (Employee Net Promoter Score). Tendenziell nahmen durchschnittlich 60 % des Unternehmens daran teil. Der Erfolg liegt darin, dass wir die zweite und dritte Frage anpassen und die daraus resultierenden Ergebnisse sofort ansprechen. Wir greifen auch auf sie zurück, wenn wir Anpassungen in Prozessen oder Vorgehensweisen vornehmen.

Online-Meeting-Knigge

Es mag einfach erscheinen, aber wir haben festgestellt, dass wir die Teilnehmer wirklich bitten müssen, ihr Mikrofon auszuschalten (oder dafür zu sorgen, dass das im Zoom automatisch eingestellt ist) und ihre Kamera eingeschaltet zu lassen. Fast sofort fingen die Ginis an, Spaß mit ihren Hintergründen zu haben – sie fotografierten Biergärten (wir sind schließlich in München), die Natur, lustige Kollegen und das eigentliche Büro selbst – um Humor und Lachen in einem dringend benötigten Moment zu erzeugen.

Die Möglichkeit, sich gegenseitig zu sehen, erhöhte die Beteiligung und das Engagement und sorgte für eine bessere Kommunikation. Die Nutzung des Chats, um Fragen zu stellen und Erkenntnisse festzuhalten, ist ebenfalls eine nützliche Praxis.

Errate meinen Arbeitsbereich

Wir hatten ein sehr inspiriertes und fleißiges Teammitglied, das einen Wettbewerb zum Erraten der Arbeitsplätze unserer Kollegen ins Leben gerufen hat. Wir haben alle Fotos von unseren Arbeitsplätzen gemacht (meistens aufgeräumt, um es ein bisschen herausfordernder zu machen) und sie an eine Dropbox geschickt. Es war mit einer Google-Umfrage verknüpft, um die Vermutungen zu verfolgen. Am Ende fühlten wir uns einander näher, indem wir die persönlichen Arbeitsbereiche sahen, aber auch, um zu verstehen, in welcher Umgebung wir jeweils arbeiten mussten. Oftmals waren diese neuen Räume nicht ideal und schufen echtes Einfühlungsvermögen füreinander. Tatsächlich lernten wir eine Menge über andere Ginis, weil wir auf die kleinsten Details achten mussten.

Kontinuierlich Wert liefern

Räume für die Zusammenarbeit

Wie viele digitale Unternehmen basierte der Großteil unserer Kollaborationstechnologie auf Whiteboards und Post-it-Notizen. Bei der Heimarbeit stiegen wir (zunächst) auf solche um, die bereits in unserer Google-Suite enthalten waren. Für uns bedeutete dies die Verwendung des Google Jamboards. Obwohl es sehr einfach gehalten und nicht groß ist, war es der schnellste Weg, Dinge zu erledigen, weil es am einfachsten zu erlernen war.

Inzwischen haben wir auch Mural und Funretro hinzugefügt. Wir lieben es, neue Tools auszuprobieren, so wie jeder andere auch – aber wir haben erkannt, dass man irgendwann einfach etwas erledigen muss. Deshalb konzentrieren wir uns mehr auf unsere Prozesse und weniger auf das Tool, mit dem wir sie erledigen. Ziemlich gut ist gut genug für den Moment.

Alle einbeziehen

Etwas, das wir schon oft verwendet haben, waren Liberating Structures. Diese Sammlung von Ansätzen und Methoden wurde vereinfacht und für jeden wiederholbar gemacht. Es gibt immer ein sich wiederholendes Muster von Zeitrahmen und Gruppengrößen, und sie beziehen alle mit ein, so dass alle Ideen gehört und gesehen werden. Wir waren in der Lage, ein vollständig interaktives In-Person-Toolset zu nehmen und es virtuell für uns arbeiten zu lassen.

Online-Meetings – und zwar pünktlich: die Cake Bank

Direkt neben dem Computer zu sitzen, ist keine Garantie dafür, dass alle pünktlich sind. Wir haben, wie viele andere auch, festgestellt, dass es sogar leichter ist, zu spät zu Meetings zu kommen, wenn man aus der Ferne arbeitet, weil man die „Reisezeit“ zwischen den Räumen nicht berücksichtigt, und wir sind allmählich gegenüber unseren vielen Kalenderalarmen desensibilisiert.

Wir haben bei Gini bereits eine liebevolle Erinnerung daran, dass jedermanns Zeit wertvoll ist, und wenn Du zu einem Meeting eingeladen wurdest und zu spät kommst, schuldest Du uns allen Kuchen. Während der Abwesenheit führen wir dies mit der „Cake Bank“ fort – ein Google-Dokument, in das die Leute ihre Namen und den Zeitpunkt ihrer Verspätung eintragen können. Sobald wir wieder im Büro sind, freuen wir uns auf leckere Kuchen!

Experimentieren & schnelles Lernen

Es mag nicht offensichtlich sein, aber alles, was wir ausprobiert haben, war ein Experiment. Jede Lösung musste angepasst, erweitert oder überarbeitet werden. Wir sind transparent, dass jede Idee ein Experiment ist, und wir sind uns darüber im Klaren, warum wir es versuchen und was wir uns davon erhoffen. Wir sind auch offen, wenn es nicht funktioniert und wenn wir etwas anpassen, weil das Feedback darauf hindeutet, dass es notwendig war.

So wie sich die Welt entwickelt – so entwickeln wir uns

Wir Menschen sind unglaublich anpassungsfähig und kreativ. Wenn wir, während sich die Welt weiterentwickelt und verändert, sicherstellen, dass wir den Menschen in den Mittelpunkt dessen stellen wie sich die Zukunft entwickelt, werden wir besser sein als je zuvor. Wir werden fantastisch sein.

 

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